NHỮNG SAI LẦM KHI CHUẨN BỊ HỒ SƠ PMP® (KỲ 1)

PMI rất chú trọng việc duy trì chất lượng các chứng chỉ của mình bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn cao trong yêu cầu về kinh nghệm làm việc và trình độ của các ứng viên. Việc chuẩn bị hồ sơ PMP® được xem như một dự án nhỏ vì những người tham gia cần dành nhiều thời gian và nỗ lực để hoàn thành. Chưa kể đến khả năng phải đối phó với quy trình audit đáng sợ.

Trước khi bắt đầu hoàn thiện hồ sơ, ứng viên cần tìm hiểu các lỗi phổ biến nhằm tăng tốc và giúp cho quá trình đăng ký dễ dàng hơn. Những điều này cũng làm giảm căng thẳng khi không may bị audit.

Trước khi đi vào chi tiết, sai lầm nghiêm trọng nhất khi nộp đơn là không trở thành thành viên PMI. Hãy lưu ý rằng phần tiết kiệm được khi đăng ký thi với tư cách thành viên PMI thì nhiều hơn phí thành viên PMI hàng năm ( phí thành viên năm đầu, lợi ích khi lấy PDUs sau này và cả rất nhiều tài liệu luyện thi PMP đều được MIỄN PHÍ). 

Bỏ qua việc đăng ký thành viên PMI là sai lầm đầu tiên khi chuẩn bị hồ sơ PMP®

Sai lầm trong việc khai báo kinh nghiệm quản lý dự án

PMI yêu cầu các thí sinh phải tích lũy kinh nghiệm quản lý dự án trước khi đăng ký thi.

Trên mẫu đơn đăng ký, bạn sẽ được yêu cầu điền số giờ cho mỗi dự án bạn đã tham gia theo các giai đoạn trong quản lý dự án – khởi tạo, lập kế hoạch, thực thi, kiểm tra giám sát và kết thúc – theo mẫu sau:

  • Tiêu đề dự án
  • Thời gian và tính chất của dự án
  • Chi tiết giám sát
  • Số giờ dành cho mỗi nhóm quy trình
  • Mô tả ngắn gọn về dự án bao gồm các mục tiêu, phân phối chính, kết quả dự án, cũng như vai trò cá nhân của bạn (dưới 500 ký tự)

Tổng số giờ kinh nghiệm làm việc nên nhiều hơn số lượng tối thiểu được quy định. Ngoài ra, mỗi ứng viên cần tích luỹ kinh nghiệm ở mỗi giai đoạn trong quy trình quản lý dự án.

This image has an empty alt attribute; its file name is Project-Management-Cycle-Framework-V2.png
Mỗi ứng viên cần tích luỹ kinh nghiệm ở mỗi giai đoạn trong quy trình quản lý dự án.

Các lỗi thường gặp khi điền vào đơn đăng ký

Liệt kê từng dự án bạn đã tham gia kể ngày đầu tiên đi làm

Nên ghi số lượng dự án vừa đủ để đáp ứng được số giờ kinh nghiệm tối thiểu được khuyến khích theo như hướng dẫn. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều công sức trong quá trình xác định được kinh nghiệm làm việc của mình; bên cạnh đó, các kinh nghiệm được gửi đi chỉ nên trong phạm vi từ 8 năm trở lại đây. 

Liệt kê nhiều dự án nhỏ

Nếu bạn đã làm việc cho rất nhiều các dự án từ nhỏ cho đến lớn tron một vài năm qua, hãy thử chọn những dự án lớn trước để giảm độ “ khó” cho hồ sơ ứng tuyển của của mình (và tiết kiệm cho bạn nhiều công sức trong quá trình PMI Audit). Nếu bạn là người hay phải làm việc với các dự án nhỏ thôi, thì bạn hãy cố gắng ghi lại các dự án của mình một cách khoa học và có tổ chức  nhất có thể. 

Không trung thực trong việc lấy thông tin từ các dự án

Tất cả mọi người đều cố gắng để thu tập hết tất cả những thông tin liên quan tới kinh nghiệm làm việc của mình cho từng dự án (đặc biệt là lịch trình và kế hoạch dự án, v.v.). 

Trước khi điền đơn đăng ký, bạn nên thu thập tất cả các thông tin thật sự liên quan để có thể tính toán số giờ cho mỗi nhóm quy trình quản lý dự án một cách chính xác nhất có thể. Bạn cũng nên lưu giữ những thông tin này trong một thư mục để chuẩn bị cho Audit. Hãy nhớ dành thời gian để ghi lại kinh nghiệm làm việc của bạn rõ ràng nhất có thể và yêu cầu xác nhận từ cấp trên.

Làm theo hướng dẫn từ các cựu thí sinh để tránh quy trình audit

PMI Audit là một quy trình mang tính ngẫu nhiên, bất cứ ai cũng có thể nhận được yêu cầu audit hồ sơ của mình. Không một người nào có thể làm gì để tránh hoặc giảm khả năng hồ sơ của mình được chọn. Điều đáng mừng là khả năng một ứng viên phải đối mặt với yêu cầu audit rất thấp, khoảng 10% hoặc ít hơn. 

Liệt kê các dự án không trực tiếp tham gia hay quản lý

Vì chứng chỉ PMP® là về quản lý dự án, cho nên chỉ ghi những giờ mà bạn quản lý hoặc chỉ đạo công việc của dự án vào phần kinh nghiệm làm việc. Bạn không nhất định phải là “ giám đốc điều hành dự án” hay một chức danh nào đó tương tự, nhưng bạn cần đặc biệt chú ý khi báo cáo chính xác phần kinh nghiệm liên quan đến quản lý dự án của mình.

Điền thông tin về người giám sát khi chưa liên hệ với họ

Nếu bạn không nhận được yêu cầu audit thì đây không phải là một vấn đề quan trọng. Ngược lại, để đảm bảo tính chính xác bạn nên liên hệ với cấp trên của mình để thống nhất về số giờ quản lý dự án sẽ được báo cáo. Điều này cũng sẽ đảm bảo rằng bạn có thể liên hệ với họ trong trường hợp cần yêu cầu ký xác minh kinh nghiệm trong quá trình audit.

Hãy chắc chắn điều đó bằng cách gửi email hoặc gọi điện cho họ. PMI không yêu cầu ghi trưởng quản lý dự án, trong trường hợp không thể liên hệ được với họ bạn có thể tìm những người nắm được vai trò của bạn trong dự án (có thể là CEO, COO,trưởng phòng,đồng nghiệp, v.v.).
Nếu đến cuối cùng tất cả nỗ lực đều thất bại, tốt hơn hết là không nên ghi dự án đó vào đơn đăng ký nếu bạn không muốn mạo hiểm với audit của PMI.

(Còn tiếp)

Xem thêm: Khoá học luyện thi PMP® từ PMI® R.E.P.

Tác giả: Edward Chung, PMP®, PMI-ACP®, ITIL® Foundation
Bài viết gốc:
https://edward-designer.com/web/pmp-application-common-mistakes/
Phiên dịch và biên tập bởi PMSchool.vn Content Team.